Wat een HR-manager ontvangt als een video-agent het eerste gesprek voert

Stel je je inbox voor op de ochtend nadat een vacature online is gegaan. Zestig sollicitaties, misschien meer, en op het eerste gezicht is elk van hen iemand die een echt eerste gesprek verdient. Dat is de realiteit van aanwerven in Vlaanderen vandaag: het aantal vacatures dat bij VDAB werd gemeld, daalde het voorbije jaar met 13 procent, terwijl het aantal mensen dat zich als werkzoekende inschreef met 4 procent steeg. Minder openstaande jobs en meer kandidaten. Dat volume komt op het bord van de HR-manager terecht. 

Zestig sollicitaties betekent zestig cv’s lezen, en daar gebeurt het grootste deel van de selectie: een gat in de tijdlijn, een onbekende werkgever, een motivatiebrief die net niet overtuigde. De tien of zo die overblijven, krijgen een gesprek met de collega die toevallig een namiddag vrij had, met vragen die van gesprek tot gesprek verschuiven en notities die telkens anders zijn opgebouwd. Tegen de tijd dat de shortlist klaar is, zijn sterke kandidaten misschien al afgevallen op basis van papier, en worden de overblijvers vergeleken op indrukken die subjectief en moeilijk te vergelijken zijn. 

Maar wat als elke sollicitant hetzelfde gestructureerde eerste gesprek kreeg, op een moment dat hem of haar past, en de HR-manager per kandidaat één consistent en vergelijkbaar rapport ontving? Dat is wat HumanCast doet: een AI-gestuurde video-agent voert het eerste gesprek voordat de selectie wordt gemaakt. En dankzij een reeks recente updates doet het rapport dat terugkomt meer van het denkwerk: het bevat nu een score, een aanbeveling, de punten die nagekeken moeten worden, zoals een verschil tussen het cv en wat er werd gezegd, en de vragen die de moeite waard zijn in de volgende ronde. Laten we bekijken hoe dit werkt. 

Wat de kandidaat ziet

Aan de kant van de sollicitant is het proces kort en voorspelbaar. 

• Hij of zij klikt op de link op de vacaturepagina en komt terecht in de HumanCast-omgeving, in de huisstijl van jouw bedrijf. 
• Hij of zij vult het intakeformulier in. De HR-manager bepaalt welke vragen verplicht en welke optioneel zijn, en of een cv-upload vereist is. 
• Hij of zij kan een LinkedIn-URL toevoegen. In dat geval genereert HumanCast een persoonlijkheidsanalyse om het profiel te verrijken. 
• Hij of zij praat met de video-agent. De agent stelt zich voor en doorloopt vervolgens de gespreksstructuur die hij heeft meegekregen: achtergrond, aanpak, motivatie, wat de functie ook vraagt. Hij luistert, vraagt door op antwoorden en past zich aan. Tien minuten volstaan meestal voor een eerste ronde. 

De kandidaat doet dit wanneer het hem of haar past, en elke kandidaat krijgt hetzelfde gesprek.

Wat de HR-manager ontvangt 

Wanneer het gesprek is afgelopen, krijgt de HR-manager een e-mailmelding en kan hij of zij het rapport openen in HumanCast of downloaden als pdf. Elk rapport is op dezelfde manier opgebouwd, en dat is precies wat kandidaten vergelijkbaar maakt. Het bevat: 

• Een score op 100 en een aanbeveling. Doorgaan of niet, met de redenering uitgeschreven. 
• Sterke en zwakke punten. Wat het gesprek en de formulierantwoorden bevestigen, en wat ze open laten. 
• Aandachtspunten. Dit is een van de nieuwe toevoegingen. HumanCast toetst het gesprek aan het cv en de formulierantwoorden en markeert alles wat niet overeenkomt, zoals een functietitel of een tijdlijn die in het gesprek anders werd beschreven. 
• Voorgestelde vragen voor het volgende gesprek. Gericht op wat in dit gesprek onbeantwoord bleef, zodat de tweede ronde verdergaat waar de eerste ophield. 
• Een samenvatting, kernpunten en volgende stappen. De beschrijvende versie van het gesprek, geordend per thema. 
• De volledige transcriptie en de formulierantwoorden. Alles wat de kandidaat zei en indiende.

Twee pagina’s uit een HumanCast-rapport voor een fictieve kandidaat.

Wat de HR-manager zelf bepaalt 

Een agent instellen gebeurt op één scherm. De HR-manager kiest een avatar en vult vervolgens in: 

• Reference ID, zodat elk gesprek voor deze vacature wordt gegroepeerd 
• Een bijgevoegd bestand, zoals de functiebeschrijving, dat de agent als context gebruikt 
• De naam, beschrijving en introductie van de agent 
• Rol en doelstelling, waar de gespreksstructuur zo gedetailleerd als nodig wordt vastgelegd. Een ingebouwde verbeteringstool helpt om de instructies aan te scherpen. 
• Sessieduur en taal 
• Het intakeformulier dat de kandidaat vooraf invult 
• De template voor het gespreksoverzicht, die bepaalt hoe het rapport is opgebouwd 
• Een mailinglijst van wie een melding ontvangt wanneer een sessie afloopt 

Zodra de vacature is ingevuld, maakt de Reference ID het mogelijk om terug te kijken naar alle gesprekken voor die functie en te vergelijken hoe de kandidaten als groep hebben gepresteerd.